khái quát ngành
18/03/2014

CÁC NGÀNH ĐÀO TẠO QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG, THƯ KÝ VĂN PHÒNG, LƯU TRỮ HỌC VÀ CƠ HỘI VỀ VIỆC LÀM CỦA  SINH VIÊN

 

1. Các ngành đào tạo của khoa Quản lý - Văn thư

       Được sự đồng ý của Bộ GD&ĐT, ngày 17/1/2008 trường CĐSP Trung ương đã ra quyết định thành lập khoa QL - VT và giao nhiệm vụ tổ chức đào tạo 3 ngành đào tạo, trong đó có 2 ngành trình độ cao đẳng: Thư ký văn phòng, Quản trị văn phòng và 01 ngành trình độ trung cấp là ngành Hành chính văn thư. Hiện nay khoa được phép đào tạo 5 ngành trình độ cao đẳng: Ngành Thư ký văn phòng, Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, song ngành: Quản trị văn phòng và Lưu trữ học, Thư ký văn phòng và Lưu trữ học và 01 ngành trình độ trung cấp: Hành chính văn thư.

      SV học các ngành đào tạo nói trên, khi tốt nghiệp ra trường có đủ kiến thức và kỹ năng đảm nhận công việc của người nhân viên văn phòng tại các Văn phòng hoặc phòng Hành chính - Tổng hợp của các cơ quan Nhà nước, các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội từ Trung ương đến địa phương, doanh nghiệp nhà nước, tư nhân, doanh nghiệp nước ngoài, doanh nghiệp liên doanh, dự án. SV có thể đảm nhận các công việc cụ thể như: đánh máy, văn thư, lưu trữ, phục vụ tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói trên. Bên cạnh đó, SV còn có thể đảm nhận công việc của người Thư ký văn phòng cho thủ trưởng các doanh nghiệp vừa và nhỏ.SV có thể học liên thông lên trình độ đại học tại các trường đại học như: Xã hội và nhân văn, Lao động và Xã hội, Nội vụ….

      Trong những năm qua, phần lớn SV của khoa ra trường xin được việc làm, được các đơn vị sử dụng lao động tiếp nhận và đánh giá cao về khả năng chuyên môn cũng như khả năng thích nghi với công việc. Nhiều SV đã dần khẳng định được vị trí công tác của mình trong các cơ quan và có được mức thu nhập xứng đáng. Nhiều SV đã học liên thông lên trình độ đại học. Tuy nhiên, nhiều SV chưa có đầy đủ thông tin về cơ hội việc làm của mình nên đã bỏ lỡ cơ hội làm việc tại các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp công lập.

2. Cơ hội việc làm của sinh viên khoa Quản lý - Văn thư

2.1. Cơ hội trở thành công chức, viên chức

2.1.1. Cơ sở pháp lý

2.1.1.1. Luật Lưu trữ

     Điều 7 Luật Lưu trữ quy định về người làm công tác lưu trữ như sau:

       1- Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.

       2- Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong tổ chức đó.

       3- Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.

2.1.1.2. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

     Theo quy định của Nghị định trên, người được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư theo quy định của pháp luật

2.1.1.3. Nghị định số 06/2010/NĐ-CP ngày 25/01/2010 của Chính phủ quy định những người là công chức.

     Theo quy định của Nghị định trên, công chức bao gồm cả những người làm việc trong văn phòng của các cơ quan nhà nước, cơ quan của Đảng cộng sản Việt Nam các cấp, cơ quan của các tổ chức chính trị - xã hội.

2.1.1.4. Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội Vụhướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.

  * Theo quy định của Thông tư trên sẽ có các tổ chức Văn thư, Lưu trữ như sau:

    1- Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.

    2- Phòng, tổ hoặc bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng cục, Cục (và tổ chức tương đương); đơn vị sự nghiệp nhà nước; tổ chức kinh tế nhà nước ở Trung ương tùy (theo khối lượng công việc).

    3- Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

    4- Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện

    5- Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ.

  * Theo quy định của Thông tư trên, công chức, viên chức của các tổ chức Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2.1.1.5. Thông tư liên tịch số 35/2006/TTLT-BGDĐT-BNVngày 23 tháng 08 năm 2006 và Thông tư số: 71/2007/TTLT-BGDĐT-BNVngày 28 tháng 11 năm 2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo và Bộ Nội vụ, hướng dẫn  định mức biên chế viên chức ở các cơ sở giáo dục phổ thông, giáo dục mầm non công lập.

     Theo quy định của 02 Thông tư trên thì định mức biên chế viên chức làm công tác văn thư như sau:

        - Trường mầm non, trường tiểu học hạng 1 được bố trí 01 văn thư,

        - Trường trung học cơ sở, trung học phổ thông và trường phổ thông nhiều cấp học được bố trí 01 biên chế văn thư.

2.1.1.6. Quyết định số 78/2004/QĐ-BNV ngày 03 tháng 11 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Danh mục các ngạch công chức, công chức.

  - Trong Danh mục các ngạch công chức gồm: 

     1. Kỹ thuật viên đánh máy, mã ngạch là 01.005

     2. Nhân viên đánh máy, mã ngạch là 01.006

     3. Nhân viên văn thư, mã ngạch là 01.008

     5. Nhân viên phục vụ, mã ngạch là 01.009

- Trong danh mục các ngạch viên chức có các ngạch như sau:        

1. Lưu trữ viên cao cấp, mã ngạch là 02.012

2. Lưu trữ viên chính, mã ngạch là 02.012

3.  Lưu trữ viên, mã ngạch là 02.012

4. Lưu trữ viên trung cấp, mã ngạch là 02.012

5. Kỹ thuật viên lưu trữ, mã ngạch là 02.012

 

Kho lưu trữ cơ quan của công ty Điện lực Vĩnh Phúc

2.1.2. Cơ hội trở thành công chức, viên chức của SV khoa QL - VT

   

  Theo quy định tại các văn bản trên, SV khoa QL - VT có nhiều cơ hội trở thành công chức, viên chức làm việc tại các tổ chức Văn thư, Lưu trữ nhà nước; các  cơ quan của Đảng cộng sản Việt Nam các cấp, cơ quan của các tổ chức chính trị - xã hội, các tổng cục, cục, đơn vị sự nghiệp nhà nước; tổ chức kinh tế nhà nước.

 

 

Chỉnh lý tài liệu tại chi cục Văn thư Lưu trữ Quảng Trị

 

Chuyên viên phòng quản lý Văn thư Lưu trữ Quảng Trị

     Mấy năm gần đây các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên đã dành một số lượng chỉ tiêu tuyển dụng đáng  kể để tuyển dụng công chức, viên chức làm công tác lưu trữ hoặc văn thư. Chúng tôi thu thập, thống kê chỉ tiêu tuyển dụng công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của một số cơ quan năm 2014 như sau:

    - Tổng cục Thuế: Theo Kế hoạch thi tuyển dụng công chức Tổng cục Thuế năm 2014; (ban hành kèm theo Quyết định số 1549/QĐ-BTC ngày 07 /7/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính):

           -  Năm 2014 có 62 chỉ tiêu tuyển dụng Lưu trữ viên và Lưu trữ viên trung cấp.

           - Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo là: có bằng tốt nghiệp đại học (đối với Lưu trữ viên), có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên (đối với Lưu trữ viên trung cấp).

            -  Chuyên ngành đào tạo: Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, hành chính học, Hành chính văn thư và Văn thư - Lưu trữ.

  * Đối với thành phố Hà Nội:

        + Theo Kế hoạch thi tuyển công chức  làm việc tại sở, cơ quan nhà nước, UBND các quận, huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội năm 2014 (Ban hành kèm theo Quyết định số 2300/QĐ-UBND ngày 28/4/2014 của UBND Thành phố Hà Nội), năm 2014 có 05 chỉ tiêu tuyển dụng công chức làm việc tại Văn phòng UBND&HĐND huyện, quận, sở với yêu cầu được đào tạo chuyên ngành văn thư - lưu trữ, hành chính học hoặc lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

          +TheoKế hoạch tổ chức tuyển dụng viên chức chức làm việc tại cơ sở giáo dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở công lập trực thuộc UBND các quận, huyện, thị xã (Ban hành kèm theo Quyết định số 2995/QĐ-UBND ngày 03/6/2014 của UBND Thành phố Hà Nội),  năm 2014 có 48 chỉ tiêu tuyển dụng viên chức làm công tác văn thư (kiêm thủ quỹ) ở trường MN, tiểu học, THCS (ngạch cán sự văn thư mã ngạch 01.004). Điều kiện tuyển dụng là có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên ngành Văn thư - Lưu trữ, Hành chính văn thư, Thư ký văn phòng, Quản trị văn phòng, Hành chính văn phòng.

       Với những quy định của pháp luật và thực tế tuyển dụng công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ như trên; SV khoa QL - VT có rất nhiều cơ hội trở thành công chức, viên chức.

2.2. Cơ hội làm việc trong các doanh nghiệp

      Trong các doanh nghiệp, Thư ký là một vị trí không thể thiếu, đặc biệt trong các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Hầu hết các doanh nghiệp đều có nhu cầu tuyển dụng Thư ký và khi tuyển dụng các doanh nghiệp đều xác định vị trí việc làm của Thư ký. Doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài có nhu cầu tuyển nhiều Thư ký, tuy nhiên mỗi Thư ký được sắp xếp vào vị trí công việc khác nhau như: thư ký văn phong, thư ký điều hành, thư ký hành chính, thư ký riêng. Thư ký làm việc trong các doanh nghiệp được coi là người trợ thủ đắc lực cho thủ trưởng. Môi trường làm việc đòi hỏi người thư ký phải năng động, bao quát, nhạy bén để đáp ứng yêu cầu công việc vì khu vực này quản lý chủ yếu vào chất lượng công việc, thù lao tương xứng với chất lượng  công việc. Những người được đào tạo ngành Thư ký văn phòng và Quản trị văn phòng đều có cơ hội ngang nhau về việc trở thành Thư ký văn phòng, thư ký hành chính. 

     Ngoài ra, các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều có nhu cầu tuyển dụng nhân viên làm công tác văn thư. Các doanh nghiệp lớn là những tổng công ty hoặc tập đoàn kinh tế nhà nước còn có nhu cầu tuyển dụng người làm công tác lưu trữ. Bởi các doanh nghiệp đó phải thành lập phòng lưu trữ để lưu trữ các tài liệu theo quy định cho đến khi nộp tài liệu vào kho lưu trữ nhà nước. Vì vậy, SV khoa QL - VT có cơ hội được làm việc tại các doanh nghiệp rất cao.

     

 

SV khoa QL - VT đang được hướng dẫn thực tập tại 1 doanh nghiệp 

 

Như vậy, SV của khoa QL - VT có cơ hội trở thành công chức, viên chức hoặc nhân viên làm công tác văn phòng tại các doanh nghiệp nhà nước, doanh nước tư nhân, doanh nghiệp có vốn đầu tư của nước ngoài. Tuy nhiên, vấn đề quan trọng ở chỗ SV có tìm hiểu để nắm bắt nhu cầu truyển dụng, yêu cầu tuyển dụng, nội dung thi tuyển hoặc xét tuyển, phỏng vấn của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp hay không? Từ đó các em có cố gắng học tập, rèn luyện để có được hệ thống kiến thức, kỹ năng, phẩm chất đáp ứng yêu cầu của xã hội hay không? Nếu SV cố gắng hết sức mình, dưới sự hướng dẫn của các thầy cô trong khoa chắc chắn rằng các em sẽ xin được việc làm phù hợp với ngành được đào tạo.

  Tài liệu tham khảo:

   1. Luật Lưu trữ

   2. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

   3. Nghị định số 06/2010/NĐ-CP

   4. Thông tư số 02/2010/TT-BNV

   5. Thông tư liên tịch số 35/2006/TTLT-BGDĐT-BNV

   6. Thông tư số: 71/2007/TTLT-BGDĐT-BNV

   7. Quyết định số 78/2004/QĐ-BNV 

   8.Kế hoạch thi tuyển dụng công chức Tổng cục Thuế năm 2014

   9. Kế hoạch thi tuyển công chức  làm việc tại sở, cơ quan nhà nước, UBND các quận, huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội năm 2014

   10. TheoKế hoạch tổ chức tuyển dụng viên chức chức làm việc tại cơ sở giáo dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở công lập trực thuộc UBND các quận, huyện, thị xã

Liên kết web